Etiketten-DruckenÜberall dort, wo viel Papier anfällt oder Dinge organisiert werden müssen, wird eine Systematik notwendig, um eine Ordnung herzustellen. Diese soll helfen den Überblick zu behalten, stellt sicher, dass nichts vergessen wird und die Arbeit insgesamt effektiver ablaufen kann. Eines der Mittel, um eine Systematik herzustellen, ob das jetzt die Anordnung von Akten ist oder ein Massenversand, ob Dinge gekennzeichnet oder mit einem Firmenlogo oder Bild persönlich gemacht werden sollen – ist das Ausdrucken und Aufbringen von Schildern und Etiketten. Die Anwendungspalette geht aber noch weiter. Neben der Herstellung eines Ordnungssystems über Aufkleber aller Art kann spezielle Druckersoftware auch Visitenkarten herstellen helfen, die dank vieler Vorlagen ein vorzeigbares Ergebnis produzieren kann. Sollen sehr viele Umschläge verschickt werden, erspart die Adressaufkleberherstellung langes und mühsames Beschreiben von Hand. Fehler können hier auch noch im Entwurfsstadium revidiert werden.

Anforderungen ans Material und Einstellungen am Drucker

EtikettendruckerEtiketten erfordern besondere Aufmerksamkeit und sind nicht mit dem Druck von herkömmlichem Papier zu vergleichen. Es muss schon bei den zu bedruckenden Materialien auf Besonderheiten geachtet werden, einige davon können nicht mit Tintenstrahldruckern verarbeitet werden und andere sind für Laserdrucker oder Kopiermaschinen ungeeignet. Weiter kann sogar eine Unterscheidung zwischen Schwarz-Weiß-Laserdruckern und Farblaserdruckern nötig werden. Solche Etiketten, die Beschichtungen aufweisen und auf Folie gedruckt werden sollen, sind nicht ohne weiteres zwischen Laserdruckern und Tintenstrahldruckern kompatibel. Darum muss schon beim Einkauf des Materials genau darauf geachtet werden, ob es zum Druckermodell passt, den man einzusetzen gedenken. Je nach Modell gibt es Voreinstellungen in der Drucker-Treibersoftware, die sich für einen passgenauen und materialgetreuen Etikettendruck anwählen lassen. Gibt es die nicht, fährt man bei Standard-Etiketten am besten, wenn man mittleren Karton von 160 Gramm als Materialeinstellung nimmt. Wenn man jedoch regelmäßig und eine hohe Anzahl an Etiketten herstellen will, könnt man die Anschaffung eines speziellen Etikettendruckers in Betracht ziehen, Marktführer ist hier die Firma Zebra.

Empfehlenswerte Vorbereitungen am Drucker

Es kann nicht schaden, den Drucker für die Aufgabe vorzubereiten, indem man ihn erst einmal kalibriert, die Düsen ausrichten und reinigen lässt (beim Tintenstrahler). Die dafür nötigen Vorgänge sind bei jeder Marke und jedem Modell anders, eine Anleitung dafür ist dem Handbuch zu entnehmen. Natürlich ist das zu bedruckende Material so einzulegen, dass die Etikettenseite bedruckt wird und nicht die des Trägermaterials. Dies sei gesagt, da es Drucker gibt, die das Einzugsmaterial im Prozess umdrehen. Werden gleich mehrere Bögen ins Papierfach eingelegt, schadet es nicht, sie vorher etwas aufzulockern, damit sie nicht aneinander haften. Wenn Material wiederholt eingelegt wird, von dem bereits einzelne Etiketten abgezogen wurden, können sich welche während des Druckvorgangs lösen und den Druckmechanismus beschädigen. Darum sollte das vermieden werden. Besitzt der Drucker eine Duplex-Funktion (gleichzeitiger Druck vorn und hinten), sollte das ausgeschaltet werden. Für Folienetiketten ist nicht die „Folie“ als Druckmedium voreinzustellen, da diese nur für transparente Folien gedacht ist. Stattdessen bleibt man bei „Normalpapier“. Für optimale Ergebnisse wählt man die beste Druckqualität. Die verbraucht zwar mehr Farbe oder Toner als die weniger detaillierten Varianten, und der Druckvorgang kann länger dauern, aber das Ergebnis wird besser aussehen. Schließlich geht es bei Etiketten um eine dauerhafte repräsentative Lösung, die keinen „billigen“ Eindruck machen soll, gerade bei Publikumsverkehr im Büro. Die Druckersoftware sollte das Format des Mediums einstellen lassen können. Bei kleinformatigen Etiketten ist das meist ein Mehrfachdruck auf einem Bogen; das heißt, nach dem Druck können entlang einer Perforation Trennungen zwischen den einzelnen Etiketten oder Aufklebern vorgenommen werden. Gibt es die nicht, macht man das mit einer Schere. Oder die Etiketten lassen sich ohne Hilfsmittel vom Trägermaterial abziehen – das hängt vom verwendeten Produkt ab.

Sonstige Vorkehrungen für einen reibungslosen Druckverlauf

Akkurates Einlegen der Bögen ins Papierfach ist von elementarer Bedeutung. Dazu werden die Führungsschienen genau angelegt. Besonders randlos zu bedruckende Etiketten verlangen größte Präzision in der Platzierung. Sollte der Drucker intern mit mehreren Transportwalzen arbeiten, die das Material mehrfach umbiegen, während es durchgeschickt wird, kann die Gefahr groß sein, dass sich die Etiketten von der Trägerschicht in der Maschine lösen und es zur Verstopfung oder Beschädigung des Druckers kommt. Als Lösung wird hier die Verwendung von Etikettenblättern mit umlaufendem Rand empfohlen. Hier ist das Ablösen während des Durchlaufens der Walzen nicht möglich.

Einige Spezial-Druckeraufträge

Ausgefallenere Aufgaben neben den Visitenkarten, Etiketten und Aufklebern können auch mit einem üblichen Drucker bewältigt werden. Da wäre das Bedrucken von CDs und DVDs zu nennen oder gar das Bedrucken von Textilien (meist T-Shirts). Letzteres geschieht über Transferfolien. Nach dem Ausdruck der Vorlagen werden diese auf den Stoff aufgebügelt und so (über die Hitze) übertragen. Zu beachten wäre, dass Textilfolien für dunkle Stoffe von solchen für helle Textilien unterschieden werden, letztere werden nämlich spiegelverkehrt gedruckt.

Drei vorgestellte Software-Lösungen für das Drucken von Etiketten, Visitenkarten usw.

Der Avery Zweckform Assistent ist optimal abgestimmt für den Einsatz mit Microsoft Word und enthält etliche Vorlagen, die das passende Layout für Zweckform-Etiketten und -Karten bereits voreingestellt bieten. Das sind nicht nur Entwürfe für Visitenkarten und Etiketten, sondern auch Überweisungsträger und Pläne für die Tages- und Wochenplanung. Für das Zeitplansystem Chronoplan finden sich ebenso Vorlagen. Diese Software wird nahtlos in Microsoft Word integriert über ein eingefügtes Untermenü. Nach Wahl des Formats braucht man nur noch seinen Beschriftungstext einzugeben. Änderungen von den Voreinstellungen sind natürlich möglich. Andere Desktop-Publishing Programme werden neben Microsoft Office nicht unterstützt.

Das Programm LabelJoy bietet eine komplette What-you-see-is-what-you-get Oberfläche, womit genau das zu sehen ist, was am Ende erzeugt werden wird. Etiketten für Ordner, Platzkarten, Namenskarten, Briefe usw werden hier erzeugt, wobei über externe Datenquellen sogar wandelbare Informationen ihren Weg in den Etikettendruck finden, also ständig aktualisiert werden können ohne dass der Entwurf erst manuell überarbeitet werden muss. LabelJoy kann Barcodes generieren und implementieren. 17 verschiedene Arten von Barcodes werden unterstützt. Bei der Wahl des Datenimports ist dieses Programm also wesentlich vielfältiger als Avery Zweckform Assistent mit dessen Bindung an Microsoft Office.

Rüschi ist der Spezialist für Rückenschilder an Aktenordnern, kann aber auch andere Etiketten herstellen. Die Software muss nicht mal installiert werden und ist kostenlos. Für die gängigsten Leitz-Ordner kann man die fünf voreingestellten Labelformate benutzen, oder nach Geschmack verändern. Sowohl Bilder als auch Text können in die Etikettenfelder integriert werden. Die erforderlichen Ränder und Abstände werden vom Programm nötigenfalls angepasst, sodass es keine unangenehmen Überraschungen durch falsche Größen gibt.

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